Skoro w poprzednich wpisach udało nam się ustalić, kim właściwie jest polski freelancer i jakie korzyści dla pracodawcy niesie podjęcie współpracy z przedstawicielem wolnego zawodu, warto teraz zadać sobie pytanie, nad którym zastanawia się wielu zleceniodawców i większość zleceniobiorców: jak się wzajemnie rozliczać? Z punktu widzenia przedsiębiorcy odpowiedź na tak postawione pytanie nie nastręcza zbyt wielu problemów i w zasadzie ogranicza się do jednego, prostego sformułowania: najlepiej fakturą VAT w ramach b2b. Zero zaskoczenia, prawda? A jak zatem wygląda kwestia rozliczeń z perspektywy freelancera? Czy zawsze musi on zakładać działalność gospodarczą, żeby móc w pełni korzystać ze wszystkich przywilejów, jakie daje mu praca wolnego strzelca i bez przeszkód wzbogacać swoje zawodowe portfolio o kolejne zlecenia? Które rozwiązanie jest dla niego najbardziej opłacalne? Kiedy zarobi najwięcej? Przeanalizujmy sytuację na konkretnych przykładach:
Jednoosobowa działalność gospodarcza? Za drogo!
Zdarza się, że zleceniodawca nie decyduje się na podjęcie współpracy z freelancerem, gdy dowiaduje się, że ten, mimo idealnych kompetencji i wymaganego doświadczenia oraz wielu zleceń na koncie, nie prowadzi własnej działalności gospodarczej lub nie jest płatnikiem VAT, a tym samym nie może wystawić przedsiębiorcy odpowiedniej faktury za wykonaną pracę. Dlaczego tak się dzieje?
Chodzi oczywiście o podatki i wydatki. Fakturę VAT wystawioną na określoną usługę można z łatwością wrzucić w koszty prowadzenia działalności. Faktura nie wymaga właściwie żadnych formalności. Dodatkowo przy rozliczeniach b2b (a więc firma-firma) pracodawca nie musi odprowadzać za freelancera składek ubezpieczeniowych.
Jak pokazuje jednak praktyka, to co szczególnie korzystne dla przedsiębiorcy, niekoniecznie opłaca się freelancerowi. Prowadzenie własnej firmy, w tym zwłaszcza jednoosobowej, pozwala na wystawianie tak lubianych przez pracodawców faktur VAT, ale wiąże się ze stałymi kosztami, które freelancer-przedsiębiorca zmuszony jest ponosić niezależnie od osiąganych przychodów.
W ramach jdg co miesiąc musi on odprowadzać składki ZUS. Do tego dochodzi księgowość. Łącznie: prawie 2000 zł. W skali roku wychodzi ponad 20 000 zł, bez względu na to, czy otrzymuje regularne zlecenia, czy nie. Sporo! Dla większości freelancerów jest to bardzo poważne uszczuplenie ich prywatnego budżetu.
Podsumowanie: Korzystna opcja dla Zleceniodawcy, niekorzystna dla Freelancera
Działalność nierejestrowana – uwaga na limity!
Działalność nierejestrowa (nierejestrowana lub nieewidencjonowana) to drobna działalność zarobkowa osób fizycznych, którą freelancer może prowadzić bez konieczności zakładania własnej firmy, jeśli jego przychody z tytułu wykonywania określonej pracy czy zlecenia w żadnym miesiącu w danym roku nie przekroczyły 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Tyle ustawowej teorii. W praktyce wygląda to tak:
- w ramach działalności nierejestrowanej nie musisz płacić składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenia zdrowotne,
- jeśli pracujesz w ramach umowy o świadczenie usług lub umowy zlecenia, podlegasz obowiązkowi ubezpieczeniowemu, a więc podmiot zawierający z Tobą umowę opłaca i odprowadza Twoje składki ZUS,
- nie musisz płacić podatku VAT,
- nie musisz prowadzić skomplikowanej księgowości a jedynie uproszczoną ewidencję sprzedaży.
Z pozoru idealny wybór! Ale tylko dla tzw. freelancerów “na niepełny etat”, którzy traktują freelancing wyłącznie jako formę dodatkowego (niewielkiego) zarobku, a nie główne źródło utrzymania.
Kolejnym bardzo poważnym minusem działalności nierejestrowanej są wspomniane ograniczenia kwotowe. Przekroczenie miesięcznego limitu przychodu nawet o złotówkę spowoduje, że działalność nierejestrowana zostanie automatycznie uznana za działalność gospodarczą. W takim wypadku freelancer będzie musiał w ciągu maksymalnie 7 dni zarejestrować firmę w CEIDG, co w praktyce oznacza powrót do stałych, miesięcznych kosztów, o których wspomnieliśmy powyżej.
Z uwagi na brak możliwości wystawiania faktury VAT, nie jest to również najbardziej pożądany wariant współpracy z punktu widzenia zleceniodawcy.
Podsumowanie: rozwiązanie raczej dla freelancera-amatora niż profesjonalnego wolnego strzelca i z całą pewnością opcja nie dla Zleceniodawcy.
Platformy rozliczeniowe typu Inkubatory. Złoty środek?
Rosnące koszty prowadzenia działalności gospodarczej w sprzężeniu z ciągłymi zmianami w systemie podatkowym (Nowy Ład, mnogość wykluczeń, różne progi, niejasne przepisy, niekończące się nowelizacje) powodują, że coraz większe grono freelancerów porzuca myśl o założeniu własnej firmy i zaczyna rozglądać się za alternatywnymi sposobami funkcjonowania i zarabiania w polskiej branży freelancingu.
A ponieważ wolny rynek nie znosi próżni, oczywistym było, że prędzej czy później pojawią się portale, które, starając się wyjść naprzeciw oczekiwaniom tak licznej grupy zawodowej, zaproponują w końcu usługę szytą na miarę freelancera nieprowadzącego działalności gospodarczej, a chcącego wystawiać faktury VAT swojemu zleceniodawcy. Mowa tutaj oczywiście o Inkubatorach Przedsiębiorczości do rozliczania pracy zdalnej.
Platformy takie jak Rimuut czy Kugaru co do zasady koncentrują się na rozliczaniu umów cywilnoprawnych ze szczególnym naciskiem na umowy o dzieło. Zaletą tego rodzaju serwisów jest faktyczne zdjęcie ze zleceniodawcy obowiązków dotyczących odprowadzenia za freelancera zaliczki na PIT do Urzędu Skarbowego czy wysłania mu deklaracji PIT-11 na początku nowego roku kalendarzowego. Duże znaczenie odgrywa tutaj również sama specyfika umów o dzieło.
Mimo że są one jednymi z najpopularniejszych umów cywilnoprawnych, to ze względu na uciążliwe formalności prawne i podatkowe trudno uznać je za najwygodniejszą opcję dla zleceniodawców. Właśnie z tego powodu firmy chętniej korzystają z rozliczenia na podstawie faktury VAT, które jest nie tylko mniej czasochłonne, ale również znacznie tańsze niż umowa o dzieło.
Dzięki portalom do rozliczania pracy zdalnej takim jak Kugaru zleceniodawcy nie muszą decydować się na współpracę wyłącznie z freelancerami z zarejestrowaną działalnością gospodarczą, ponieważ funkcję firmy przejmuje w tym przypadku serwis-pośrednik, który z jednej strony zawiera umowę o dzieło z wolnym strzelcem i formalnie odkupuje od niego wykonaną pracę, a z drugiej odsprzedaje ją zamawiającemu, z którym następnie rozlicza się fakturą VAT, czyli na zasadach b2b.
W ramach Inkubatora freelancer:
- nie musi płacić składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenia zdrowotne,
- może wystawiać fakturę VAT zleceniodawcy, zupełnie tak, jakby prowadził firmę,
- może rozliczać swoją pracę w oparciu o umowę o dzieło lub zlecenie,
- może działać jak firma, korzystając z osobowości prawnej Inkubatora (NIP, KRS, Regon) do kontaktów z klientami, jednocześnie samemu nie będąc zarejestrowanym przedsiębiorcą,
- nie musi prowadzić księgowości,
- otrzymuje doradztwo z zakresu podatków i prawa handlowego,
- mimo iż formalnie staje się partnerem Inkubatora, zachowuje swoją tożsamość biznesową – może mieć własną stronę internetową, logo, e-mail etc.,
- może podejmować się niemal każdego zlecenia – brak limitów kwotowych jak przy działalności nierejestrowanej
Podejmując współpracę z freelancerem działającym w ramach Inkubatora, przedsiębiorca:
- nie musi odprowadzać za freelancera zaliczki na PIT do Urzędu Skarbowego czy wysłać mu PITu 11 – ten obowiązek spoczywa na Inkubatorze,
- nie musi rejestrować umów cywilnoprawnych do ZUS – również i tę powinność przejmuje na siebie Inkubator,
rozlicza się na zasadach b2b, a więc to Inkubator w imieniu freelancera wystawa mu fakturę VAT, - nie musi dokonywać żadnych przedpłat za zlecenie. Za bezpieczeństwo jego finansów i poprawnej realizacji umowy z freelancerem odpowiada Inkubator,
- może rozliczać usługi, na które została wystawiona przez Inkubator faktura VAT dokładnie tak, jak wszystkie inne firmowe zakupy.
Podsumowanie: Inkubator Przedsiębiorczości to najlepsze obecnie na rynku freelancingu narzędzie do rozliczania pracy zdalnej. Za jego pośrednictwem freelancer może zdobywać nowe zlecenia bez konieczności prowadzenia własnej działalności gospodarczej i rozliczać je w ramach umowy o dzieło. Dzięki Inkubatorowi zleceniodawca ma z kolei pewność, że nie będzie musiał zawierać z freelancerem niekorzystnych dla siebie umów cywilnoprawnych, a po opłaceniu wykonanej pracy, otrzyma fakturę VAT.